学院智能信箱位于教学主楼四楼南面楼梯口东西两侧，东侧为序号1-30号信箱，规格为35*30*42(cm)，提供给信件量特别大的教职工使用，西侧为序号31-93号信箱，规格为28*20*42(cm)，满足一般信件需求量的教职工。信箱支持IC卡、密码和指纹开锁，并有信件提示灯（内有信件则提示灯亮起，无信件则熄灭）。
一、申领
1、固定信箱。在职教职工均可以根据实际需要申领固定信箱。分配好信箱号后，学院将姓名牌置入信箱卡槽，固定使用。新进教师及未申领信箱的教师，请到学院办公室办理申领手续，领取开锁IC卡，在学院办公室人员协助下设置初始开锁密码及登记开锁指纹（可登记2个指纹）。
2、流动信箱。退休教职工和学生，学院办公室统一设置流动信箱，不发放IC卡及登记指纹。有信件收到时放入流动信箱，临时放置姓名牌，发送密码及箱号给收信人并提醒通过密码开箱领取，领取后信箱即回收。
二、使用
1、投递。学院信件投递员根据姓名投放信件，学生提交物品及小件快递也可以通过投递口投入。学院办公室代收的大件快递，办公室人员将开箱放入。无法容纳的超大快递，仍放置在学院办公室。
2、取件。发现信件指示灯亮起，用刷卡、指纹、密码任意一种方式开箱，取出内部全部信件，关上箱门，指示灯熄灭。刷卡开箱，将IC卡放在智能控制屏幕左下角刷卡即可打开箱门；指纹开箱，将任意一个登记过指纹的手指放入指纹传感器上即可打开箱门；密码开箱，在智能控制屏幕按任意数字键后弹出箱门号菜单，输入4位门号，如门号是1输入0001，门号是31输入0031，按确认键，屏幕提示“请输入密码”后输入设置过的6位密码，按确认键即可打开箱门。
3、维修。教职工使用中发现信箱功能出现问题，及时向学院办公室反馈，学院办公室向厂家申请维修。
三、调整
1、容量不足信箱调整。在一段时间的使用之后，如学院办公室发现有普通规格信箱经常出现满容量无法投递的情况，与使用的教职工沟通后，更换为超大容量的信箱。
2、人员变动信箱调整。教职工退休或调出学院，交回信箱IC卡，保留指纹开箱和密码开箱，照常使用半年，6个月后学院办公室回收固定信箱，并对该信箱进行指纹和密码重置，取下姓名牌。之后学院如有收到该教职工信件，学院将通过流动信箱投递。
3、维修调整。如发生信箱出现功能问题的，经协商后学院办公室调整教职工固定信箱箱号，维修完成后根据教职工意愿，保留调整后的箱号或调整回原有箱号。
四、密码或指纹重置
如需重新设置密码或指纹，刷IC卡后立刻按确认键，屏幕会弹出修改密码和修改指纹界面。
1、修改密码。第一步，在弹出修改密码和修改指纹提示界面后，直接按确认键，屏幕会出现“请输入旧密码”提示，请输入6位数旧密码；第二步，出现“请输入新密码”提示，请输入6位数新密码并按确认键，密码修改成功。旧密码如没有或忘记，可联系学院办公室协助重新设置新密码。
2、修改指纹。第一步，在屏幕弹出修改密码和修改指纹界面上按“下箭头”键至修改指纹界面处并按确认键；第二步，出现“指纹一”提示，请用之前未录过的手指放入指纹传感器覆盖之前的指纹。第三步，出现“指纹二”提示，请用之前未录过的手指放入指纹传感器覆盖之前的指纹，录入成功后会有提示，指纹修改成功。
五、其他
如IC卡损坏或遗失，可以联系学院办公室更换备用的新卡。
教职工也可以关联个人其他IC卡（如学校校园卡）用于智能信箱开箱,具体联系学院办公室进行操作。
使用智能信箱过程中遇到任何问题，联系学院办公室，0571-87952064。
